一、前期准备
1. 接到出国（境）任务，请您第一时间办理相关证照，具体流程如下。
详情您关注微信公众号“西北工业大学国际处”。学院联系人：淡老师，88460892。
※特别注意
（1）确认个人护照有效期，确保护照在预计出行日期后至少还有六个月的有效期；
（2）如需办理签证，请提前查询目的地国家的签证要求，并准备相关材料，按照流程提交签证申请；
（3）批件的“出国（境）往返路线”为出入境城市，而非始发城市，时间也为出入境时间，而非出发时间。例如：您的行程安排是“西安-广州-新加坡”，返程“新加坡-广州-西安”，那么应该填写的是“广州-新加坡-广州”；
（4）预算请按照当地最高报销标准填写（参考附件1），基金为航天学院发展基金，06020-xc0899。
2. 行程安排
l与学校、学院领导确认参会日程，包括抵达日期、离开日期、参会活动安排等；
l参会教师与人事秘书合力规划活动安排，可参考的活动安排如下：
（1）人才招聘会
①提前联系境外参会学者；
②组织人才招聘会，宣讲引才政策；
需要准备的材料：易拉宝、宣传册、横幅、院旗、参会学者礼品、学院介绍PPT、引才政策PPT，海优、准聘师资、博士后、等引才政策文件。
（2）荣誉学衔聘任仪式
①确定申请人选是否满足聘任要求；
②尽快完成评审程序，最快大概需要2周时间
联系人：刘老师，88460431，可领取需要提交相关材料
评审程序：学院党政联席会→学院学术委员会→学校部务会→领取聘书和工作协议
③聘任会议需要准备的材料：
会议议程（包括聘任教授个人情况简介、颁发聘书、签署工作协议、佩戴校徽、聘任教授发言、交流座谈、总结致辞等环节，参会人员的姓名和职务等相关信息）
参会座签、PPT背景（XXX名誉教授/客座教授/客座研究员聘任仪式）、横幅、聘任教授个人简介、聘书、工作协议、纪念礼物、校徽等。此外，矿泉水、记录纸笔等需按情况准备。
（3）引才大使的聘任仪式
①确定申请人选，无需评审环节；
②聘任会议需要准备的材料同荣誉学衔的聘任仪式。
（4）参观实验室
①提前联系对接老师，介绍实验室相关情况；
②可以有的其它环节：我校教师也可介绍学院情况、可与对方安排交流座谈会等；
③可准备的相关材料：学院介绍PPT等。
（5）科研合作交流、国际合作交流
（6）学术交流研讨会
（7）校友会
（8）拜访知名教授等
3. 酒店和机票预订
根据预算和出行要求，选择合适的酒店和航班，注意保存好发票、支付记录等证明，返程后提交以作报销凭证。（学院可代为办理）
4.招聘宣传
（1）积极联系参会学者，填写相关信息，以便人事秘书联系参会学者并进一步宣传学院引才政策；
（2）请老师们配合转发宣传学院引才广告，以扩大影响力；
（3）出发前领取引才宣传材料，包括易拉宝、宣传册、横幅、院旗、对接教授文创礼品、参会学者礼品等；
（4）联系相关宣传媒介并发布；
（5）了解学院政策，以便第一时间回答参会学者的问题。
二、参会期间
（1）准时参加各项会议和活动，遵守活动安排和纪律；
（2）积极与其他参会人员交流，展示学院优势和招聘需求；
（3）收集潜在人才的简历和联系方式，为后续联系做准备；
（4）参会过程请多多拍照留存，比如和参会学者沟通合照，和专家教授合照，人才招聘宣讲、参观实验室，研讨会等相关照片，请注意拍摄质量；
（5）相关花费请妥善保管支付证明，报销范围包括机票（不超标，实报实销）、酒店（不超标，实报实销）、餐饮费（每日每人定额补助）、公杂费（每日每人定额补助），出差期间的聚餐餐费和出行费用不报销。
三、后期跟进
（1）进行出访完成后手续办理，提交相关材料；
（2）提交报销材料进行报销，包括发票、支付记录等证明；
（3）梳理引才成效，整理收集到的潜在人才的简历和联系方式，建立人才库；
（4）完成引才活动总结，分析成功经验和不足之处；
（5）配合完成新闻稿的撰写、照片筛选等工作。
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